Arquivo digital: organize documentos de forma automática

Quantas vezes já sentiu necessidade de enviar um documento e perdeu-lhe o rasto entre montanhas de papéis?

Com os crescentes custos de impressão e necessidade de investimento em estruturas para arquivo –de modo a manter todos os documentos arquivados durante o tempo que a lei exige –, a organização e segurança de documentos continua uma tarefa morosa, repetitiva e dispendiosa.

E se pudesse organizar por ordem, e sem esforço, todas as faturas, contratos com fornecedores, propostas comerciais e ficheiros fiscalmente relevantes com uma solução destinada a otimizar o processamento e armazenamento dos mesmos?

Saiba como manter os documentos guardados em segurança, cumprindo com legislação.

Numa altura em que a maturidade digital das empresas está intimamente ligada à adoção de novas tecnologias, ferramentas como o arquivo digital garantem às organizações o bom funcionamento do negócio e, com isso, a satisfação de clientes.

Com o objetivo de simplificar a gestão e agilizar o acesso à informação, o arquivo digital permite-lhe armazenar documentos com total proteção e acessibilidade, em qualquer momento e lugar.

A digitalização de ficheiros dá às empresas a capacidade de armazenar e centralizar informação num só local, atuando, em simultâneo, como medida ecológica que elimina o problema de espaço físico e a sua manutenção, juntamente com a necessidade de controlar acessos de pessoas a documentos.

As vantagens? Menos custos, menos espaço físico ocupado e menos tempo perdido.

Mais do que promover a eficiência e produtividade, o arquivamento obrigatório existe como diretiva que as empresas devem garantir, de acordo com Decreto Lei nº 28/2019. Medida em que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos.

Preparado para cumprir com legislação em vigor, respeitante ao armazenamento dos documentos fiscalmente relevantes, o PHC CS permite-lhe anexar todos os documentos de forma automática, sequencial e com a nomenclatura necessária. Garantindo a conservação dos documentos em arquivo digital, de acordo com a lei.

Uma solução que lhe proporciona:

A desmaterialização do arquivo da empresa, não sendo necessário imprimir os documentos para arquivar;

Maior acessibilidade de documentos apenas aos colaboradores que devem ter acesso;

Cumprir com a legislação em vigor, com total segurança;

Reduzir custos, deixando de ser necessários espaços físicos dedicados, ou a impressão de documentos;

Integrar documentos no software PHC CS, sempre protegidos e acessíveis a qualquer momento.